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La fonction principale du courrier électronique est de vous aider à gagner en efficacité. Toutefois, un courrier électronique mal géré sera contre-productif et vous causera du stress et un véritable chaos dans votre quotidien. Ce billet résume les meilleures astuces et bonnes pratiques pour organiser le courrier électronique !
Restreindre les envois groupés #
Si les fonctionnalités et les packs CC et CCI peuvent s’avérer utiles, veuillez ordonner vos messages. Plus vous ajoutez de destinataires de messages, plus vous recevez d’e-mails de réponses.
De plus, le dialogue peut rapidement devenir une source de confusion et d’incompréhension. Avant tout envoi, posez-vous la question de la pertinence du destinataire. Vous pouvez enregistrer les e-mails inutiles pour le traitement, et vous pouvez enregistrer la communication avec des contacts qui n’ont rien à voir avec eux.
Planifier une réponse automatique #
Pendant vos vacances, compilez un message d’absence automatique. En plus d’avertir rapidement la personne à qui vous parlez, cela peut également vous aider à vous détendre et à profiter au maximum de vos vacances !
Le « bot » vous a répondu et l’expéditeur du message sait que vous lui répondrez qu’à la date indiquée. Pas de pression, continuez à communiquer.
Boîte de réception, un véritable outil de travail ? #
Les boîtes aux lettres professionnelles sont équipées de fonctions puissantes que vous souhaitez utiliser. Non seulement elles vous permettent de réduire le nombre d’e-mails non lus, mais elles peuvent également trier et archiver les e-mails de manière stratégique comme un organisateur physique.
Considérez votre e-mail comme un classificateur. La plateforme devient un outil précieux pour optimiser votre organisation de travail. Si chaque information est placée au bon endroit, votre réflexion sera plus claire : vous pourrez vous concentrer à 100 % sur votre cœur de métier. Il faut un peu de temps pour construire cette organisation, mais à long terme, vous pouvez économiser beaucoup.
Établir « l’âge des e-mails » #
Gérer efficacement sa messagerie professionnelle, c’est aussi ne pas se laisser distraire par leurs arrivées intempestives de jour comme de nuit ! En définissant « l’heure de l’e-mail », vous pouvez améliorer l’efficacité du travail.
Règles à suivre #
Restez vigilant. Avez-vous reçu un e-mail concernant la tâche sur laquelle vous travaillez ? Lisez le message immédiatement. Votre interlocuteur peut vous informer des mises à jour du projet ou des ajustements à intégrer. Vous devez comprendre ces éléments pour vous assurer que vous allez dans la bonne direction.
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Il est recommandé que vos messages soient constamment traités. Lorsque vous traitez les e-mails reçus, cela peut vous empêcher de vous concentrer sur la tâche en cours. Lorsque le travail est interrompu, votre rythme ralentit et votre efficacité diminue.
Il est important de savoir qu’il faut gérer constamment par exemple le matin, avant et après la pause déjeuner et une heure avant de quitter le bureau.
Les notifications sont interdites. Les alertes par e-mail reçues sur votre ordinateur ou votre smartphone peuvent également affecter votre attention. Désactivez les notifications pour améliorer les performances et réduire le stress.
